Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht zu Ihrer Zielgruppe passt

(Click here for the English version – make sure your writing style is right for your audience.)

Die Grammatik kann richtig sein, die Nachricht kann großartig sein, aber die Leute können Sie manchmal immer noch falsch verstehen, wenn Ihr Schreibstil für die Zielgruppe nicht angemessen ist.

Aufeine Art ist englisch leichter als andere Sprachen, weil Sie sich keinen Kopf darüber machen müssen, welches “you” für die Situation angemessen ist. Jedoch ist es immer noch wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Ihr Schreibstil für Ihre Zielgruppe angemessen ist. Hier sind einige Tipps und Dinge, die es in Betracht zu ziehen git.

1. Seien Sie nicht zu intim

Nichts wirkt so störend wie ein total Fremder, der sich verhält als seien Sie die besten Freunde. Vielleicht ist das weniger ein Problem in anderen Teilen der englischsprachigen Welt, aber im Vereinigten Königreich, und insbesondere, wenn wir über geschäftlichen Informationsaustausch sprechen, werden Sie sehr wahrscheinlich eher lästig wirken anstatt die Situation zu entspannen. Das trifft insbesondere dann zu, wenn die andere Person keine Kenntnis davon hat, wer Siesind. Es ist okay, freundlich zu sein, aber es gibt Linien, die Sie nicht überschreiten sollten. Ansonsten werden die Leute denken, dass Sie entweder zu intim sind oder dass Sie mit Ihrem Informationsstil zu sorglos umgehen und nicht professionell wirken.

2. Seien Sie nicht zu förmlich

Wie bei so vielen Dingen müssen Sie auch hier die richtige Balance finden. Einige Phrasen in einigen alten Büchern für Geschäftsenglisch sind veraltet und viel zu förmlich für unsere schnelllebige E-Mailkultur. Diese zu benutzen könnte Sie überheblich erscheinen lassen!

„Können Sie bitte“ reicht vollkommen aus. Sie müssen nicht „auf ewig dankbar sein, wenn Sie freundlich genug sein möchten, um“. Wenn Sie bei einer neuen Firma anfangen und zum Beispiel nicht wissen, wie förmlich oder zwanglos die Kollegen miteinander umgehen, gehen Sie auf Nummer Sicher und beobachten Sie dies für eine Weile. Dies ist besser als wenn Sie später erfahren, dass die Leute sich über etwas, was Sie gesagt oder getan haben, unwohl fühlen.

3. Benutzen Sie keine Sprache, die Ihre Zielgruppe nicht versteht.

Es ist einfach damit zu beginnen, Abkürzungen und Bezeichnungen zu benutzen, die die meisten Leute in Ihrer Firma kennen, aber wenn eine neue Person in Ihr Team kommt oder Sie schreiben jemanden in einer anderen Abteilung an, könnte es sein, dass diese keine Ahnung davon haben, was Ihre merkwürdigen Buchstabenbezeichnunen bedeuten. Dies könnte dazu führen, dass sie Sie ignorieren und Sie missverstehen oder Ihre Mail einfach auf die Liste „Ich beabsichtige, das später zu erledigen, aber in Wahrheit werde ich dafür keine Zeit haben“ setzen. Sie würden sich sogar zu sehr genieren, um zurückzukommen und Ihnen zu sagen, dass sie Ihre Nachricht nicht verstanden haben.

4. Manche Leute wollen Fakten und Zahlen

Manche Leute sagen, man soll sich total auf die Gefühle konzentrieren und dass dies die Aufmerksamkeit der Menschen erregen wird. Jdoch gibt es durchaus Zeiten, wo es so scheint als wenn das, was Sie sagen, keine Substanz hat.

Wenn ich Ihren Kurs kaufe, dann möchte ich einzelheiten darüber erhalten, was dieser beinhaltet, wie dieser mir helfen kann und was dieser genau einschließt. Ich möchte einfach nicht, dass Sie sich eine Ewigkeit darüber auslassen, wie gut mir dieser tut ohne Bezug auf irgendeine Einzelheit.

Andererseits können sich andere Menschen wiederum mit dem, was ich will, gelangweilt fühlen, weil diese von Ihnen wollen, dass Sie an Ihre Gefühle appelieren.

Sie sollten in der Tat etwas über ihre Zielgruppe wissen oder Ihre Zielgruppe sorgfältig auswählen.

5. Manchmal langweilen sich die Leute bei Fakten und Zahlen

Manchmal können Fakten und Zahlen oder zu viele unnötige Einzelheiten die Leute verrückt machen. Sie brauchen nicht die ganze Unterhaltung zu wissen, die zu der Entscheidung geführt hat; sie müssen lediglich wissen, was entschieden wurde. Sie brauchen nicht jeden Schritt des Prozesses zu wissen, dem Sie folgen. Sie müssen nur wissen, dass Sie die Arbeit ausführen.

Ihre E-Mail zu lesen beansprucht am Tag Zeit von jemandem. Daher verhalten Sie sich nicht wie die Person, die an Ihrem Schreibtisch steht und versucht, eine Unterhaltung aufkommen zu lassen, obwohl sie sehen kann, dass Sie hunderterlei Dinge zu tun haben! Halten Sie Ihre E-Mail relevant. Wenn Sie möchten, fügen Sie Einzelheiten hinzu, aus denen die andere Person mehr Informationen ersehen kann oder sagen Sie, dass Sie mehr Informationen zur Verfügungstellen, falls diese benötigt werden, aber überhäufen Sie die Leute nicht mit Informationen, die für sie nicht relevant sind.

6. Wenn Sie verärgert sind, machen Sie einen Spaziergang

Liebesbriefe und Novellen sind der Ort für leidenschaftliche Gefühle. Geschäftskorrespondenz sollte hingegen im Allgemeinen mehr objektiv sein. Ok, Sie können wirklich sehr aufgeregt sein aufgrund eines neuen Projektes oder wenn Sie glücklich darüber sind, dass etwas zu einem Erfolg geführt hat, aber wenn Sie auf einen Kollegen zornig sind oder Sie möchten jemandem in einer Beschwerde die Meinung sagen, warten Sie, bis Sie sich beruhigt haben, bevor Sie anfangen, zu tippen oder tippen Sie zumindest ein Konzept. Gehen Sie dann einen Kaffee trinken oder spazieren und dann entscheiden Sie, ob Sie das immer noch absenden möchten.

7. Überdenken Sie Ihre Struktur und die Länge des Textes

Überdenken Sie den Grund Ihres Textes, bevor Sie diesen absenden. Ist es klar genug, wenn Sie um etwas bitten, was die andere Person zu tun hat? Wenn Sie sich über etwas beschweren, haben Sie Ihr Problem und Ihre Fakten in einer logischen Weise dargelegt? Wenn Sie über ein Problem sprechen, haben Sie dies ausführlich genug erklärt, sodass die andere Person nachvollziehen kann, was passiert ist, auch wenn sie nicht direkt involviert war? Sind all Ihre Sätze nützlich? Niemand mag Wiederholungen!

6.

8. st das Schreiben die beste Option

Meistens ziehe ich es vor, dass die Leute mir schreiben. Als jemand, der ein Training zur Verfügung stellt, würde es mich nerven, wenn mein Telefon die ganze Zeit läuten würde, selbst wenn es stumm geschaltet ist. Jedoch gibt es Situationen, wo ein Telefonanruf oder ein persönliches Gespräch besser ist. Das trifft insbesondere dann zu, wenn es sich um schlechte Nachrichten handelt, wo es darum geht, mit einem Problem zwischen Kollegen umzugehen oder etwas, was diese Person sehr wahrscheinlich betrüben oder beunruhigen könnte.

9. Was würde passieren, wen andere Leute das lesen würden?

Manchmal ist es besser, wenn die Dinge nicht schriftlich festgehalten werden. Vielleicht habe ich zu viel Zeit damit verbracht, mit Rechtsanwälten zu arbeiten, aber ich bin sehr vorsichtig bei dem, was ich schriftlich festhalte, insbesondere wenn es etwas ist, dass nicht gut aussehen würde, wenn es in die falschen Hände geriete. E-Mailaccounts können gehackt werden. Papiere können in Zügen zurückgelassen werden. Die Leute teilen Sachen, auch wenn sie es nicht tun sollten. Manchmal kann den Leuten nicht getraut werden. Ich spreche dabei nicht von krimineller Aktivität, aber ich tendiere dazu, gewisse brisante Dinge für gesprochene Unterhaltungen zurückzuhalten, weil ich es nicht möchte, das E-Mails von Leuten gegen mich verwendet werden, indem sie ein paar Sätze aus dem Kontext herausnehmen. Dies ist jetzt, wo ich für mich selber arbeite, nicht so relevant, aber es war etwas, was ich in Betracht gezogen habe, als ich noch für eine größere Firmaarbeitete.

10. Wie hört sich die Nachricht an, wenn Sie diese laut lesen?

Auf einer Seite könnte es für Sie okay aussehen, aber wie hört sich das an, wenn Sie die Worte sprechen? Hört es sich für Sie an als ob Sie jemandem Befehle zubellen? Hört sich dies für Sie verwirrend an? Stellen Sie sicher, dass wenn Sie diese E-Mail erhalten haben, Sie bezüglich des Tons und der Formulierung zufrieden sind.

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